En estos últimos meses he participado en diferentes charlas de amigos y colaboradores con responsabilidades de dirección en las que todos ellos comentaban una situación que les pasaba y que no sabían darle explicación. Todos detectaban que la percepción era de que sus equipos iban saturados de trabajo mientras las estadísticas les decían que sus pedidos o sus operaciones habían descendido significativamente.
Después de pensarlo y comentarlo con diferentes personas de mi equipo llegamos a la conclusión que el principal culpable de esta situación era la gestión del e-mail.
Seguidamente analizare los motivos ,según mi opinión , por los que este nuevo medio se nos ha indigestado y esta afectando seriamente a la productividad de nuestras empresas.
El e-mail es un medio en que recibimos todo mezclado y sin identificar su prioridad.
Un trabajador de hace 20 años pensaría de la siguiente forma: los antiguos medios no necesitaban mi administración individual la empresa me la proporcionaba. Recibía el correo postal una vez al día las diez de la mañana, había un encargado de dármelos. Había otro encargado de repartir los fax, normalmente filtrados por un superior, que me indicaba su prioridad. Cuando alguien me llamaba por teléfono sabíamos ambas partes que habíamos recibido una instrucción y no estábamos pendientes de que estuviera sepultado en la bandeja de entrada.
Soluciones:
Introducir formularios para las ordenes de pedido, siempre que sea aceptada por el cliente, pues actualmente la facilidad y coste del mail induce al remitente a dar las ordenes fraccionadas e incompletas. Una orden de operación puede acarrear más de 10 mails cuando con un formulario es solo uno.
Existen métodos de gestión del correo como este:
Crear 3 carpetas en tu cliente de correo electrónico. Una se llama Archivo, otra Para Hacer y otra Para seguir.
Todo correo electrónico que llegue a tu bandeja de entrada deberá archivarse en una de estas tres carpetas o borrarse. Si es un correo que requiere que hagamos algo ira la carpeta Para Hacer, si es un correo que hemos respondido y/o que depende de otra persona, ira la carpeta Para Seguir. Si creemos que el correo lo necesitaremos como referencia mas adelante ira a l carpeta Archivo. Por último, si no entra en ninguna de estas categorías, borrarlo.
Cada vez que procesemos la bandeja de entrada, esta ha de quedar vacía.
Para acabar, hay que eliminar la mala costumbre adquirida, casi obsesiva, de estar consultando el correo continuamente mientras estamos en medio de un procedimiento o solucionado un problema. Esos cortes en la rutina tipo “miro por si me ha llegado algo” suelen romper la concentración del momento, alargan el tiempo de una operación por estar pensando ya la siguiente tarea e introducen errores.
Director General de ADUANAS PUJOL RUBIÓ S.A.
Totalmente de acuerdo con las observaciones de Fernando Rodriguez, pero aun hay alguna cosa mas que se puede hacer y que salvaria gastar nuestro tiempo de manera ineficaz. Se trata de saber para que sirven los botones del correo, y tambien en indicar los asuntos que correspondan con lo que se esta tratando en el correo electronico. Alguna vez habeis pensado en la cantidad de emails que recibimos y que no nos sirven para nada pero que igualmente hemos de abrir y eliminar una vez constatado que su contenido no tenia relevancia o que de lo que pensabamos que trataba era otra cosa? Esto se solucionaria si cada emisor de un email lo enviara solamente a la gente que le concierne y se tomara medio minuto en cambiar el asunto para hacerlo coincidir con el contenido.
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