En los últimos años, la fiabilidad
del dato, la reducción de costes y el respeto al medio ambiente está
moviendo el mercado a desplazar la factura en papel tal y como la
conocemos. La E-factura o factura electrónica es el nuevo estandard
a seguir.
En el mundo de la logística (todo
aquel que está en la cadena de suministro), la implantación de la
e-factura va a tener una importancia vital.
Uno de los grandes retos de la “supply
chain” es reducir costes y ¿como los reducimos? Pues reduciendo
tiempos y evitando errores, en definitiva teniendo el dato antes y de
manera más fiable.
Por ejemplo, una empresa necesita los
datos de la factura de su transitario y de su agente de aduanas,
junto con la documentación aduanera para realizar el escandallo de
sus mercancías, es decir, el precio de coste real del producto y de
la operación. Cuanto antes conozca el coste antes podrá fijar el
precio y empezar la venta.
Sin entrar en cuestiones técnicas, se
trata de generar y enviar facturas mediante soporte digital. Existen
diversos formatos válidos pero como ejemplo, el más sencillo podría
ser el fichero PDF firmado con un certificado digital. Esta factura
ha de contener todos y cada unos de los campos que pondríamos en una
factura en papel menos el sello (opcional), pero además ha de estar
firmado digitalmente. Este punto nos permite asegurar que esta
factura proviene realmente de quien dice ser y además nos ha de
asegurar que no se ha modificado su contenido desde que se generó
hasta que llegó al destinatario.
El emisor tiene la obligación de
guardar los medios necesarios para poder generar esa factura las
veces que haga falta y el receptor ha de guardar esa factura en ese
mismo formato sin que sea necesaria una impresión a papel, es más,
las posibles impresiones en papel no tendrán validez, sólo la
copia digital.
Este cambio supone varias ventajas:
- El ahorro instantáneo de los gastos de papel además de los tradicionales medios postales
- Ahorro de tiempo del envío postal: los cobros se efectúan antes.
- La integración con los sistemas informáticos tanto del emisor como especialmente del receptor, supone no tener que entrar la mayoría de los datos manualmente y evita errores tipográficos.
- La inmediatez entre la generación de facturas y su llegada al receptor que permite saber el estado de cuentas real y puede avanzar la reacción a posible financiación.
- Solucionar posibles discrepancias en los conceptos sin demoras.
- Mejora general de la eficiencia que permite que las horas de trabajo que se dedicaban a acciones intrínsecas de la factura en papel puedan dedicarse a otras labores.
En resumen, es de esperar que la
E-factura se convierta próximamente no sólo en peticiones aisladas
de clientes y sino que se integrará con plena normalidad en la
facturación de las Empresas españolas.
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